Fixer ses tarifs en télésecrétariat et oser les défendre

Fixer ses tarifs est souvent l'une des étapes les plus inconfortables lorsqu'on débute comme télésecrétaire indépendante.

On peut apprendre à gérer des appels, organiser plusieurs agendas, traiter des e-mails, préparer des documents ou suivre l'administratif d'un client.

Mais au moment d'annoncer un prix, les doutes peuvent apparaître :

• « Est-ce trop cher ? »
• « Et si le client refuse ? »
• « Les autres prennent-elles moins ? »
• « Devrais-je faire une remise pour obtenir mon premier contrat ? »
• « Comment expliquer mon tarif sans me justifier ? »

Ces questions sont normales.

Mais un tarif décidé uniquement à partir de la peur de perdre un client risque de fragiliser votre activité.

Un tarif indépendant n'est pas un salaire horaire

C'est l'une des premières distinctions à comprendre.

Lorsqu'une salariée reçoit un salaire, toutes ses heures de présence ne correspondent pas directement à des prestations facturées à un client.

Une indépendante, elle, doit financer avec son chiffre d'affaires :

• sa rémunération ;
• ses cotisations et contributions ;
• ses logiciels ;
• son téléphone ;
• son matériel ;
• son assurance professionnelle si nécessaire ;
• son site internet ;
• ses frais bancaires éventuels ;
• ses formations ;
• le temps passé à prospecter ;
• le temps consacré aux devis et à la facturation ;
• les périodes sans mission facturable.

C'est pourquoi comparer directement un tarif de prestation indépendante avec un salaire horaire conduit souvent à une mauvaise estimation.

Tout votre temps de travail n'est pas facturable

Imaginons que vous consacriez 35 heures par semaine à votre activité.

Cela ne signifie pas nécessairement que vous pourrez facturer 35 heures.

Une partie de ce temps peut être consacrée :

• à la prospection ;
• aux échanges commerciaux ;
• aux devis ;
• à votre propre comptabilité ;
• aux mises à jour de votre site ;
• à l'organisation de votre activité ;
• à la formation ;
• aux tâches administratives internes.

Commencer par calculer ce que votre activité doit réellement financer

Avant de regarder ce que pratiquent les autres, commencez par votre propre situation.

Notez vos dépenses professionnelles, même lorsqu'elles semblent modestes.

Ne pas oublier les cotisations et obligations de votre statut

Votre chiffre d'affaires n'est pas votre revenu disponible.

Selon votre statut, votre régime fiscal et votre situation, différentes cotisations, contributions ou taxes peuvent s'appliquer.

Ces éléments évoluent et doivent être vérifiés à partir des sources officielles correspondant à votre propre situation.

Comment calculer un tarif horaire de base ?

Il existe plusieurs façons de construire un tarif.

Une méthode simple consiste à partir d'un objectif annuel.

Vous pouvez estimer :

1. le revenu que vous souhaitez tirer de l'activité ;
2. vos frais professionnels ;
3. les cotisations et autres prélèvements à anticiper ;
4. le nombre réaliste d'heures facturables dans l'année.

Vous obtenez alors un ordre de grandeur du chiffre d'affaires que votre activité doit produire.

Divisé par le nombre d'heures réellement facturables, ce montant vous donne un repère.

Pourquoi copier le tarif d'une autre télésecrétaire est risqué

Observer le marché peut être utile.

Copier directement le tarif d'une autre prestataire l'est beaucoup moins.

Vous ne connaissez pas nécessairement :

• ses charges ;
• son expérience ;
• son organisation ;
• le volume de ses contrats ;
• les services compris dans son tarif ;
• sa spécialisation ;
• ses objectifs financiers ;
• son statut ;
• ses conditions de travail.

Deux télésecrétaires peuvent donc afficher des prix différents tout en ayant chacune un modèle économique cohérent.

Taux horaire, forfait ou abonnement : que choisir ?

Vous n'êtes pas obligée d'utiliser un seul mode de facturation.

Chaque formule répond à un type de besoin différent.

Le tarif horaire : simple mais pas toujours suffisant

Le tarif horaire est facile à comprendre.

Le client paie selon le temps réellement consacré à sa mission.

Cette formule peut fonctionner pour :

• des tâches ponctuelles ;
• des demandes irrégulières ;
• des missions dont le volume varie beaucoup ;
• une première phase de collaboration.

Mais elle peut avoir une limite : plus vous devenez rapide et efficace, moins le temps passé reflète nécessairement la valeur apportée.

Le forfait : vendre une mission plutôt que des minutes

Le forfait permet de présenter une prestation complète.

Par exemple :

• mise en forme d'un ensemble de documents ;
• organisation d'un fichier client ;
• préparation administrative d'un dossier ;
• gestion d'une mission précisément délimitée.

Pour utiliser cette formule, il faut toutefois bien définir le périmètre.

Sinon, une mission prévue pour trois heures peut progressivement devenir une prestation de huit heures sans modification du prix.

Le forfait mensuel : intéressant pour les collaborations régulières

Lorsqu'un client a besoin d'un soutien récurrent, une formule mensuelle peut simplifier l'organisation.

Elle peut prévoir :

• un nombre d'heures ;
• un volume d'appels ;
• certaines plages de disponibilité ;
• une liste de missions précises ;
• des règles en cas de dépassement.

Ce modèle peut donner davantage de visibilité au client comme à la prestataire.

Un forfait doit toujours avoir des limites claires

Le mot « forfait » ne signifie pas « illimité ».

Une offre doit préciser ce qu'elle comprend.

Votre tarif dépend aussi de la prestation

Toutes les missions ne demandent pas le même niveau :

• de technicité ;
• de responsabilité ;
• de disponibilité ;
• de concentration ;
• d'urgence ;
• de confidentialité ;
• d'expérience.

Une tâche administrative simple et une permanence téléphonique exigeant une disponibilité sur une plage précise n'ont pas nécessairement la même logique tarifaire.

Le prix ne dépend pas uniquement du temps passé

Une cliente ne paie pas seulement les minutes pendant lesquelles vous utilisez votre clavier.

Elle achète également :

• votre disponibilité ;
• votre fiabilité ;
• votre organisation ;
• votre expérience ;
• votre capacité à comprendre les consignes ;
• votre autonomie ;
• votre réactivité ;
• la continuité du service proposé.

Pourquoi les tarifs trop bas peuvent devenir un piège

Lorsqu'on cherche ses premiers clients, baisser fortement ses prix peut sembler rassurant.

On se dit :

« Je commencerai bas, puis j'augmenterai plus tard. »

Mais cette stratégie peut entraîner plusieurs difficultés.

• Vous devez multiplier les heures pour atteindre votre objectif.
• Votre planning se remplit de missions peu rentables.
• Vous manquez de disponibilité pour de meilleurs contrats.
• Une augmentation future devient plus difficile à annoncer.
• Vous risquez de vous épuiser.

Un prix bas ne garantit pas davantage de clients

Certains prospects cherchent effectivement le prix le plus bas.

D'autres cherchent surtout :

• une personne fiable ;
• une réponse rapide ;
• une organisation claire ;
• une communication professionnelle ;
• une prestataire qu'ils peuvent conserver dans le temps.

Le prix fait partie de la décision, mais il n'est pas toujours le seul critère.

Comment annoncer son tarif sans s'excuser ?

Le ton utilisé change beaucoup la perception.

Comparez :

Avec :

Dans le second cas, le tarif est présenté comme une condition professionnelle, pas comme quelque chose dont il faudrait s'excuser.

« C'est trop cher » : que répondre ?

Une objection tarifaire ne nécessite pas nécessairement une remise immédiate.

Essayez d'abord de comprendre ce qui se cache derrière la remarque.

Cela permet de discuter du contenu de la prestation plutôt que de diminuer automatiquement votre prix.

Réduire le périmètre plutôt que réduire sa valeur

Imaginons qu'un client souhaite une prestation à 500 € mais dispose d'un budget de 350 €.

Vous pouvez éventuellement proposer une mission moins large :

• moins d'heures ;
• moins de tâches ;
• une plage horaire plus courte ;
• une fréquence différente ;
• une priorité sur les missions essentielles.

Quand une remise peut-elle avoir du sens ?

Une remise peut parfois être une décision commerciale réfléchie.

Par exemple :

• engagement sur un volume important ;
• contrat régulier ;
• offre de lancement limitée dans le temps ;
• simplification réelle de votre organisation.

Mais une remise devrait avoir une raison.

Elle ne devrait pas être une réaction automatique à chaque objection.

Préparer son devis aide à défendre son tarif

Un montant isolé paraît toujours plus difficile à comprendre.

Un devis clair permet au client de voir ce qu'il achète.

Indiquez notamment :

• les prestations prévues ;
• le volume ou la durée ;
• les modalités de réalisation ;
• le tarif ;
• les éventuels dépassements ;
• les délais ;
• les conditions applicables.

Plus le périmètre est clair, moins la discussion repose uniquement sur le chiffre final.

Les missions urgentes doivent être anticipées

Une demande urgente peut bouleverser votre planning.

Elle peut nécessiter :

• de déplacer une autre tâche ;
• de travailler sur une plage inhabituelle ;
• de traiter un dossier avec priorité ;
• de mobiliser rapidement vos outils.

Il peut donc être utile de prévoir à l'avance votre politique concernant les demandes urgentes.

Attention aux petites tâches qui s'accumulent

« Cela ne prendra que cinq minutes. »

Une fois, probablement.

Mais dix petites demandes de cinq minutes représentent déjà près d'une heure, sans compter les interruptions et le changement de contexte.

Définir les prestations incluses protège donc votre planning.

Comment savoir si votre tarif est trop bas ?

Plusieurs signaux peuvent vous alerter :

• vous travaillez beaucoup mais votre chiffre d'affaires reste insuffisant ;
• vous n'avez plus de temps pour prospecter ;
• chaque nouvelle mission augmente votre stress ;
• vos charges absorbent une part trop importante du chiffre d'affaires ;
• vous acceptez des tâches supplémentaires sans les facturer ;
• votre planning est plein mais votre revenu ne progresse pas.

Dans ce cas, le problème ne vient pas nécessairement du nombre de clients.

Il peut venir du modèle tarifaire.

Quand faut-il revoir ses tarifs ?

Un tarif n'a pas besoin de rester identique pendant dix ans.

Vous pouvez le réexaminer lorsque :

• vos charges augmentent ;
• vous avez acquis davantage d'expérience ;
• vos compétences se sont spécialisées ;
• vous investissez dans de nouveaux outils ;
• la demande augmente ;
• vos anciens tarifs ne permettent plus d'atteindre vos objectifs.

Comment annoncer une augmentation à un client existant ?

Prévenez suffisamment tôt et restez simple.

Vous n'avez pas besoin d'écrire trois pages pour justifier cette décision.

Une information claire, anticipée et professionnelle est généralement préférable.

Un client peut refuser votre tarif

C'est possible.

Et cela ne signifie pas nécessairement que votre prix est mauvais.

Un client peut simplement :

• avoir un budget différent ;
• chercher une autre organisation ;
• avoir un besoin trop faible ;
• préférer une autre solution ;
• ne pas être votre client idéal.

Une méthode en 7 étapes pour fixer vos tarifs

Les erreurs fréquentes lorsqu'on fixe ses tarifs

Choisir son prix uniquement en regardant les concurrents

Le marché donne un repère, mais ne connaît pas vos charges.

Confondre chiffre d'affaires et revenu

Tout ce qui est facturé ne reste pas disponible pour votre rémunération personnelle.

Facturer uniquement le temps visible

Préparation, organisation, suivi et disponibilité font aussi partie de votre activité.

Accepter des tâches supplémentaires gratuitement

Quelques minutes répétées finissent par représenter un véritable volume de travail.

Baisser son tarif dès la première objection

Commencez par comprendre le problème avant de modifier le prix.

Ne jamais réévaluer ses tarifs

Votre activité évolue. Vos tarifs peuvent évoluer également.

Checklist avant d'envoyer votre prochain devis

• Ai-je calculé mes coûts professionnels ?
• Ai-je intégré mes obligations et prélèvements ?
• Ai-je estimé mon temps réellement facturable ?
• Le tarif correspond-il à la mission demandée ?
• Le périmètre est-il clairement défini ?
• Le client sait-il ce qui est inclus ?
• Ai-je prévu les dépassements ?
• Ai-je défini mes conditions pour les urgences ?
• Le tarif reste-t-il rentable si la mission dure plus longtemps que prévu ?
• Suis-je capable d'annoncer ce prix sans m'excuser ?

FAQ — Tarifs d'une télésecrétaire indépendante

Conclusion

Fixer ses tarifs n'est pas simplement choisir un nombre que le client acceptera.

C'est construire l'équilibre économique de son activité.

Un tarif cohérent doit tenir compte du temps réellement facturable, des frais professionnels, de vos obligations, de la nature de la mission et de votre organisation.

Il doit également permettre de travailler dans de bonnes conditions.

Vous n'avez pas besoin d'avoir le tarif le plus bas pour être choisie.

Vous avez besoin d'une offre claire, d'un périmètre précis et d'une manière professionnelle d'expliquer ce que le client obtient en contrepartie.

Certains prospects considéreront votre tarif trop élevé.

D'autres comprendront qu'ils achètent du temps, de l'organisation, de la disponibilité et une compétence dont ils ont besoin.

C'est aussi cela, développer une activité indépendante : apprendre non seulement à proposer ses services, mais aussi à leur donner une valeur économique cohérente.